Tout ce qu'il faut savoir sur la documentation des cas

La pratique documentée porte sur un processus de médiation.

Telles que les procédures de médiation ou les processus de règlement des conflits de type médiation, qui permettent de mettre en évidence les compétences en médiation au sens des objectifs d’apprentissage formulés dans les directives de formation.

Les médiations sont des formes de résolution des conflits fondées sur des principes, dans lesquelles des tiers (médiateurs) impartiaux et ouverts à toutes les issues aident les parties concernées à trouver de manière autonome des accords à l’amiable dans le cadre de leurs conflits.

Lorsque certains principes de la médiation, tels que le caractère volontaire, la confidentialité, la responsabilité individuelle ne peuvent pas être respectés, ou ne le sont que de manière limitée, et si le médiateur est limité dans son impartialité et son indépendance en raison de son rôle particulier, cela doit être explicitement signalé de manière transparente, tant dans la communication avec les parties au conflit que dans la documentation du dossier.

Dans une intervention de médiation de type « médiation », les étapes essentielles doivent être appliquées et présentées conformément à la structure de la médiation, en particulier une clarification approfondie de ce qui importe aux parties au conflit (intérêts, besoins, préoccupations, émotions, motivations).

Le dossier porte sur une pratique de médiation autonome supervisée ou sur une co-médiation (de préférence avec un·e médiateur·trice reconnu·e par la FSM), y compris la clarification de la mission, les appels téléphoniques, la préparation et les entretiens individuels. Idéalement, il s'agit d'un seul dossier. La documentation peut porter sur deux cas au maximum.

La conduite des entretiens dans le cadre du processus de médiation ou en présence des parties au litige doit totaliser au moins 6 heures (par exemple, 4 séances de 1 h 30 chacune ou, dans le domaine économique/environnemental, une séance de 6 heures). Il peut s’agir d’une prestation rémunérée, d’une mission dans le cadre d’une institution, d’une fonction politique ou d’une activité bénévole.

Les instituts de formation peuvent, après un examen minutieux, autoriser plus de deux cas pour documenter les 6 heures d’entretiens de médiation. Ils tiennent ainsi compte des réalités spécifiques de la pratique. Les compétences requises en matière de traitement des cas et de réflexion doivent toutefois être vérifiables.

• Ce cas a été anonymisé. Aucun nom n'est mentionné ou modifié, de même que les lieux et les caractéristiques distinctives qui permettraient d'identifier la personne concernée ;
• le nombre et la durée des réunions sont indiqués, tout comme le temps consacré à la préparation et au suivi ;
• dans la mesure du possible, il convient de joindre des tableaux à feuilles mobiles et des comptes-rendus photographiques anonymisés, ainsi que les contrats de médiation écrits, etc.,
• Désignation de l’intervention et de la procédure : médiation, médiation interne, processus (interne) de résolution des conflits/de conciliation, règlement des litiges par prise de décision médiatisée, procédure de consensus en grand groupe, etc.,
• en cas de collaboration ou de co-rédaction, il convient de décrire la répartition des tâches et des rôles choisie pour la collaboration et la documentation,
• Mise en page : police Arial 11 ; interligne 1,5 ; entre 25 000 et 50 000 caractères, espaces compris (environ 20 pages de texte), sans bibliographie ni annexe.

• Mise en place de la procédure et clarification de la mission ; justification des raisons pour lesquelles la mission a été acceptée ou l'intervention lancée,
• analyse du conflit (nature du conflit, degré d’escalade et analyse du contexte : contexte organisationnel
  , environnement, parties prenantes, influences sociales, évolution dans le temps, etc.),
• hypothèses concernant le conflit et le comportement des parties prenantes, ainsi que ses propres hypothèses d’action (suppositions quant à l’efficacité de telle ou telle approche),
• Justification de l’approche choisie, déroulement de l’intervention, description de l’impact de ses propres interventions, vérification de ses propres hypothèses,
• explications sur l’argumentation et le comportement communicationnel des parties en conflit, uniquement dans la mesure où elles sont nécessaires pour comprendre de quoi il s’agit et pour saisir les effets que cela a eus sur l’auteur·e (médiateur·trice) et son action,
• Description du travail en ce qui concerne l’exploration des besoins, des intérêts, des motivations
  et des sentiments des parties en conflit,
• les surprises, les imprévus, les situations critiques,
• résultat du processus,
• Satisfaction des parties concernées,
• Réflexion sur sa propre façon de penser, de ressentir et d’agir (réflexion sur son propre rôle et ses effets, sur sa propre relation avec les parties au conflit ; réflexion sur son attitude au cours du processus et sur sa manière d’appliquer les principes de la médiation).